Herzlich willkommen im Team! Ob neue Mitarbeiter oder Mitglieder in Ihrem Musikverein – die erste Kommunikation zählt. Schreiben Sie doch eine freundliche Begrüßungs-Mail. Hier finden Sie Tipps und Beispiele.
Ob als Angestellter oder einstellende Person: Bewerbungsprozesse sind oft langwierig und erfordern viele Nerven. Umso wichtiger ist es, für die richtige Anfangsmotivation und eine angenehme Atmosphäre zu sorgen. Ein paar nette Begrüßungsworte sind hierfür ein guter Start in ein gutes Arbeitsverhältnis.
Das sollte ein Willkommensschreiben umfassen
Aber eine Willkommens-Mail hat nicht nur den Vorteil, dass neue Kollegen sich sofort integriert fühlen. Sie sollten auch dafür sorgen, dass Sie die wichtigsten Informationen für den Arbeitsbeginn und -alltag bereitstellen:
Eckdaten wie der Start (Datum und Uhrzeit), die Anreise, benötigte Materialien und Unterlagen, eine bestimmte Kleiderordnung und eventuell auch ein konkreter Zeitplan.
Allgemein Wissenswertes zur Arbeitsroutine und Unternehmenskultur sind natürlich auch immer hilfreich.
Wenn die Mail auch dazu dient, andere Kollegen über die personelle Erweiterung zu informieren, stellen Sie die Verstärkung kurz vor und beschreiben, welche Aufgabenbereiche sie übernehmen wird. So haben alle die Möglichkeit, sich auf die kommenden Veränderungen einzustellen.
Und: Die Kontaktinformationen nicht vergessen – sowohl Ihre eigenen als auch die, des neuen Mitarbeiters. So können sich auch die Kollegen untereinander schonmal kennenlernen bevor sie miteinander arbeiten.
Wie förmlich muss ich schreiben?
Trotz aller Seriosität, die mit dem berufsgebundenen Kontext mitschwingt, sollte alles freundlich formuliert und positiv verpackt sein – das trägt letztendlich auch zu einem ausgelassenen Arbeitsklima bei.
Besonders in der Interaktion mit Kunden und Kooperationspartnern sollten Sie auf noch formellere Ausdrucksweisen zurückgreifen. Der erste Kontakt legt den Grundstein für alles Weitere.
Wann können Sie noch Willkommens-Mails schreiben?
Nicht nur im Job müssen ständig neue Leute in Empfang genommen werden. Diverse Freizeitaktivitäten erfordern ebenfalls, dass Neuzuwachs freundlich begrüßt wird. Sei es in einer Hilfsorganisation, die Teilnahme an einem Online-Sportkurs oder neue Mitglieder in Social Media-Communities.
Hier gibt es einige Unterschiede zu der eher förmlichen Herangehensweise, wie sie im beruflichen Rahmen üblich ist. Z. B. kommt es hier oft gut an, wenn man etwas persönlicher schreibt. Freundschaftliche Redewendungen und weniger strenge Textgestaltung sind gerne gesehen.
Kann ich automatisierte Mails als Hilfe benutzen?
Ja klar! Das kann viel Arbeit ersparen. Sie sollten nur aufpassen, dass Sie dennoch keine wichtigen Details übersehen. Fügen Sie persönliche Daten separat ein und achten auf eine individuelle Anrede.
Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zu E-Mail-Entwürfen und wie man diese für genau solche Zwecke nutzen kann.
Sie brauchen Inspiration?
Im Folgenden haben wir für Sie ein paar Beispiele zusammengestellt:
Beispiel formelle E-Mail
Herzlich willkommen, [Name des Empfängers]!
Im Namen des gesamten Teams möchte ich Sie hiermit bei [Firmenname] begrüßen. Wir freuen uns sehr auf die kommende Zeit und sind gespannt auf Ihre Ideen und die gemeinsame Zusammenarbeit.
Bitte nehmen Sie sich zuerst einmal Zeit, die angehängten Dokumente in Ruhe durchzulesen. Damit Ihre erste Woche reibungslos starten kann, geben wir Ihnen hier ein paar Infos an die Hand, die recht nützlich für Sie sein könnten: Im Anhang finden Sie ein Zeitplan für Ihre erste Woche mit vorgemerkten Terminen sowie unsere Unternehmensrichtlinien. Ich empfehle Ihnen, sich damit im Laufe der ersten Woche vertraut zu machen.
Unser Büro befindet sich in [Adresse]. Erscheinen Sie bitte am [Datum] um [Uhrzeit] am Eingang des Gebäudes. Dort wird Sie [Name] abholen und alles Weitere mit Ihnen besprechen.
Falls Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren – ich stehe Ihnen jederzeit gern zur Verfügung. Und auch [Name] ist immer erreichbar, falls noch Klärungsbedarf besteht: [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer].
Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]
Begrüßungs-E-Mail, etwas lockerer formuliert mit Team und neuem Mitglied als Empfänger
Liebe Kollegschaft,
wir freuen uns, ein neues Mitglied in unserem Team begrüßen zu dürfen! In diesem Sinne ein herzliches Willkommen an [Name]!
Um [Name] kurz vorzustellen: Nach seiner/ihrer Ausbildung als [Beruf], begann [Name des neuen Mitarbeiters] bei [Unternehmen] zu arbeiten. Dort war er/sie [Zeitraum] Jahre lang beschäftigt und unterstützte sein/ihr Team mit [Funktion].
Seit Anfang des Monats bereichert [Name] nun unser Team. Da er/sie bereits Erfahrung in diesem Bereich mitbringt, wird er/sie verantwortlich für [Aufgaben] sein und kümmert sich um [Aufgaben].
Bitte zögern Sie also nicht, auf [Name] zuzugehen! Sie erreichen ihn/sie unter folgender E-Mail-Adresse [bzw. Telefonnummer].
Wir hoffen auf einen regen Austausch und freuen uns auf die kommende Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]
Beispiel Begrüßungs-Mail im privaten Kontext
Willkommen an Bord, liebe/r [Name],
schön, dass Du jetzt bei uns im Team bist – wir freuen uns stets über frischen Wind und neue Ideen.
Damit Du uns alle besser kennenlernen kannst, möchten wir Dich am [Datum] um [Uhrzeit] bei uns im Vereinshaus [Lokalität] zu einem kleinen gemeinsamen Treffen einladen. Dort können wir alles Weitere besprechen.
Teile mir gern zeitnah mit, ob der Termin für Dich passt. Ich freue mich auf Deine Rückmeldung.
Du erreichst mich jederzeit unter [Kontaktdaten].
Herzliche Grüße und bis bald!
[Ihr Name]
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