Mit diesen zehn Tricks arbeiten Sie effizienter

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Jeder hat eigene Motivationsstrategien, um effizient und produktiv zu arbeiten. Einige davon sind weit verbreitet, werden aber trotzdem immer wieder vergessen. Machen Sie zum Beispiel genügend Pausen während der Arbeit? Und wenn ja: Machen Sie diese auch "richtig"? Wir verraten Ihnen, mit welchen Tricks Sie noch effizienter und effektiver arbeiten.

Klingt so einfach und machbar, dass es viele für überflüssig erachten. Doch eine To-do-Liste hilft Ihnen, Aufgaben zu strukturieren und vor allem zu priorisieren. Gleichzeitig müssen Sie keine Angst haben, dass Sie etwas vergessen. Noch ein Vorteil: Man sieht Fortschritte und erledigte Aufgaben auch optisch und hat gleich das Gefühl, schon einiges geschafft zu haben. Tut doch gut, eine erledigte Aufgabe durchzustreichen, oder?
Nehmen Sie sich nie zu viel vor. Schreiben Sie auf eine tägliche To-do-Liste nur das, was Sie auch realistisch schaffen können. Sonst sehen Sie eine riesige Liste - und Ihr Kopf kapituliert: "Das schaff ich doch sowieso nicht." Wer Angst hat, bei täglichen To-do-Listen zu wenig zu schaffen, der sollte sich einen Wochenplan erstellen. Vorteil: Sie können schon jetzt schwere Aufgaben in Ihre produktivste Zeit legen.
Wer noch mehr Struktur benötigt, um fokussiert zu sein, sollte sich einen genauen Zeitplan schreiben. Dort können Sie in genauen Fenstern eintragen, was Sie von wann bis wann erledigen. Natürlich müssen Sie dafür schon einen Überblick haben, wie lange Sie für die einzelnen Aufgaben benötigen. Vorteil: Sie können den Tag ohne Hektik angehen und haben nicht die Sorge, Ihre To-dos nicht zu schaffen.
Sie wollten unbedingt mal wieder Ihre Mutter anrufen? Sie müssen Ihrer Schwester ein Geburtstagsgeschenk besorgen? Und Tomaten fürs Abendessen? All diese privaten To-dos fallen Ihnen möglicherweise auch während der Arbeit ein. Doch statt sich selbst dauernd wieder daran zu erinnern oder die Arbeit zu unterbrechen, schreiben Sie sich eine private To-do-Liste, die Sie nach Feierabend ganz in Ruhe angehen können. High-Tech-Alternative: Nutzen Sie die persönlichen Assistenten der Smartphones: "Hey Siri, erinnere mich heute Abend an ..."
Pausen sind wichtig, das wissen wir schon seit der Schule. Und so oft wir uns auch kleine Auszeiten nehmen, wenn es im Büro mal ruhig ist, so oft vergessen wir diese freien Phasen, wenn wir richtig im Stress sind. Viele denken, Sie dürften sich nun keine Verschnaufpause oder Mittagspause erlauben oder eine Pause wird vom Chef missverstanden. Aber: Wer kurze Pausen einlegt, der arbeitet konzentrierter.
Stehen Sie während der Pausen unbedingt auf. Gehen Sie kurz spazieren. Aber: Bringen Sie Ihren Kreislauf nicht nur während Ihrer Mittagspause oder längeren Pausen in Schwung, sondern nutzen Sie auch im Büro jede Möglichkeit. Wenn Sie mit Ihrem Kollegen im Nachbarzimmer etwas besprechen möchten, laufen Sie doch mal rüber statt das Telefon in die Hand zu nehmen oder den internen Messenger zu verwenden. Vorteil: Sie sehen auch Ihre Kollegen häufiger.
Sie denken, mit Multitasking bekommen Sie mehrere Dinge schneller erledigt? Falsch. Denn gerade, wenn man seine Konzentration auf mehrere Aufgaben verteilt, passieren schneller Fehler. Halten Sie sich an Monotasking und konzentrieren Sie sich immer nur auf ein Projekt.
Das Handy liegt direkt neben der Maus, der Prospekt von einem Versandhaus ebenfalls, und dann wäre da noch der USB-Stick mit den Urlaubsbildern - abgesehen davon, dass vieles auf der Arbeit eigentlich nichts zu suchen hat, lenkt es Sie gnadenlos ab. Schaffen Sie die Sachen weg, sodass Sie gar nicht in Versuchung kommen, den Fokus zu verlieren. Vorteil: Ihr Schreibtisch sieht gleich viel ordentlicher und strukturierter aus, was konzentriertes Arbeiten fördert. Kein Suchen mehr nach dem Kugelschreiber oder dem richtigen Formular!
Motivieren Sie sich mit Belohnungen und schönen Terminen in Ihrer Freizeit. Wer weiss, dass er sich auf den Abend freuen kann, arbeitet gleich etwas effektiver, da er ein Ziel vor Augen hat.
Ja, es klingt selbstverständlich, dass man klar kommuniziert, doch gerade das geht in vielen Firmen eher unter. Man möchte ungern "nein" sagen, dabei hat man schon viel zu viel auf der Agenda. Der Chef ist nicht zufrieden, aber sagt Ihnen nicht womit? Fordern Sie Feedback ein! Fragen Sie lieber einmal zu viel nach und bestehen Sie auf klare Anweisungen und Antworten. So vermeiden Sie Missverständnisse und damit zusammenhängenden Frust.